כל ארגון שואף להתנהל בצורה יעילה ולהפיק את המיטב משעות העבודה של עובדיו. אך לא כל ארגון מצליח לעשות זאת בצורה הנכונה. ישנם שני כשלים ארגוניים שניתן להצביע עליהם. כל אחד הוא סיבה בפני עצמה המונעת מהארגון לנצל את זמן עבודה בצורה הנכונה. הכשל הראשון הוא כשל תודעתי והכשל השני הוא היעדר משאבים לצורך ניהול נכון של שעות העבודה.
הכשל התודעתי הוא חוסר הבנה של הדרג הניהולי לגבי הזמן ההולך לאיבוד. כאשר המנהלים רואים את התמונה הגדולה ושפע המשימות, הם עשויים לפספס כשלים וחוסר יעילות בתהליכים הנובעים מתוך ניהול זמן לקוי. הם עשויים לשים דגש על הגעה בזמן לתחילת יום העבודה, לא לשים לב כי שעות העבודה אינן מנוצלות כראוי.
הכשל השני הוא המחסור בכלים המאפשרים לנהל את זמן העובדים בצורה יעילה. תפקידו של המנהל הוא לא להיות עסוק בפרטים הקטנים ובכיבוי שרפות. המנהל צריך להניע תהליכים ולנהל את העסק בצורה אסטרטגית. ברור שישנו דרג פקידותי המטפל ברישום שעות העבודה, מעקב אחר ימי חופש וענייני כוח האדם השוטפים. אך ככל שהארגון יותר גדול, כך גם יש יותר צורך בניהול סידור העבודה גדול יותר. בפועל עוד ועוד זמן הולך לאיבוד. לכן יש צורך במשאבים המאפשרים לארגון לנהל את סידור העבודה בצורה יעילה. באמצעות המשאבים הנכונים ניתן להישאר בשליטה, לארגן את הזמן טוב יותר וגם לראות בזמן אמת את הביצועים הארגוניים.
אילו משאבים יכולים לסייע לארגון בניהול סידור העבודה וזמן העובדים?
כמו בהרבה תחומים, גם כאן הפתרון הוא טכנולוגי. כיום ישנן מערכות המשלבות שעון נוכחות עם מערכת סידור עבודה. מערכות שכאלו יכולות לחולל מהפכה גדולה באופן ניהול העובדים. ניתן להצביע על שני יתרונות מרכזיים בהקשר הזה: היתרון הראשון הוא שהמערכות מורידה את כל העומס הכרוך בניהול ומעקב אחר שעות העבודה ופעילות העובדים. הכל נכנס לתוך מערכת דיגיטלית העובדת בענן וחוסך כל את התשומות של כוח אדם שנאלצתם להשקיע עד עכשיו.
היתרון השני הוא היכולות המתקדמות של המערכת בכל הקשור לניהול סידור העבודה. זהו לא רק כלי מעקב עבור ההנהלה, זהו כלי עבור העובד. בעזרת מערכת לניהול סידור עבודה העובד יכול להיות בשליטה על כל המשימות העומדות על סדר היום ולנהל בצורה יעילה יותר את כל התהליכים הנגזרים מכך, כמו דיווח הוצאות, תזכורות, קביעת משמרות ועוד.
המערכת גם סותמת את הבור הקיים בכל הנוגע למידע ארגוני. מעתה המידע זורם אל הארגון בזמן אמת ובכך מאפשרת ניהול אסטרטגי.
